Kniha ubytovaných: čo do nej zapisovať a ako ju viesť elektronicky

Knihu ubytovaných musí viesť každý, kto ubytúva hostí na základe zmluvy o ubytovaní, teda aj majiteľ jedného bytu na Airbnb či Bookingu. Prejdeme, ktoré údaje do nej patria, čo pribúda pri cudzincoch a ako ju viesť elektronicky tak, aby obstála pri kontrole.

V skratke: do knihy ubytovaných zapisujete meno a priezvisko hosťa, číslo občianskeho preukazu alebo cestovného dokladu, adresu trvalého pobytu a dobu ubytovania. Pri cudzincovi pridáte štátnu príslušnosť a dátum narodenia a kvôli dani za ubytovanie aj druh dokladu a počet prenocovaní. Zákon o miestnych daniach elektronickú podobu výslovne dovoľuje, takže všetky tri evidencie viete viesť v jednej tabuľke alebo v rezervačnom systéme.

Kto musí viesť knihu ubytovaných

Povinnosť ukladá § 24 zákona o hlásení pobytu občanov všetkým fyzickým aj právnickým osobám, ktoré poskytujú služby na základe zmluvy o ubytovaní. Zákon nerozlišuje medzi hotelom a jedným apartmánom, takže ak hosťom prenajímate byt na pár nocí cez Airbnb alebo Booking, týka sa aj vás. Pri klasickom dlhodobom nájme s nájomnou zmluvou táto povinnosť nevzniká, pretože nejde o zmluvu o ubytovaní.

Popri knihe ubytovaných existuje ešte evidenčná kniha, ktorú od vás žiada obec kvôli dani za ubytovanie, a pri cudzincoch pribúdajú údaje podľa zákona o pobyte cudzincov. Ide o tri povinnosti z troch zákonov, no údaje sa z veľkej časti prekrývajú, a preto sa v praxi vedú spolu v jednom prehľade.

Čo do knihy ubytovaných zapisovať

Najjednoduchšie je nastaviť si evidenciu tak, aby pokryla najprísnejšiu z troch požiadaviek, lebo potom nemusíte pri každom hosťovi rozmýšľať, ktorý zákon sa naňho vzťahuje, a čo ktorý predpis žiada, ukazuje nasledujúca tabuľka.

Zapisuje sa každá ubytovaná osoba, nielen ten, kto rezerváciu vytvoril a zaplatil. Ak teda príde štvorčlenná rodina, v knihe majú byť štyri záznamy, pretože aj daň za ubytovanie sa počíta za osobu a prenocovanie. Obec môže vo svojom nariadení žiadať ďalšie záznamy potrebné na určenie dane, a preto si nariadenie svojej obce prečítajte skôr, než si evidenciu nastavíte. Ako to vyzerá v hlavnom meste, rozoberáme v článku daň za ubytovanie v Bratislave.

Ako viesť knihu ubytovaných elektronicky

Evidenčnú knihu na účely dane smiete podľa zákona o miestnych daniach viesť v listinnej aj elektronickej podobe. Zákon o hlásení pobytu občanov formu knihy ubytovaných nepredpisuje vôbec, takže papierový zošit nevyžaduje. Elektronická evidencia má navyše tú výhodu, že v nej jedným zápisom splníte všetky tri povinnosti naraz.

1. Vyberte si jedno miesto pre všetky záznamy. Môže to byť tabuľka alebo rezervačný systém, podstatné je, aby údaje neboli roztrúsené po e-mailoch a správach z portálov.
2. Nastavte stĺpce podľa najprísnejšej požiadavky. Meno a priezvisko, adresa trvalého pobytu, dátum narodenia, štátna príslušnosť, druh a číslo dokladu, deň príchodu, deň odchodu a počet prenocovaní.
3. Údaje si vypýtajte ešte pred príchodom. Hosť ich vyplní sám v online formulári a vy ich pri odovzdaní bytu už len porovnáte s dokladom.
4. Zapisujte v deň príchodu a v poradí, ako hostia prichádzajú. Zákon o miestnych daniach žiada prehľadnú evidenciu so zápismi usporiadanými podľa času.
5. Po odchode doplňte skutočný počet nocí. Hostia pobyt občas skrátia alebo predĺžia a daň sa počíta zo skutočných prenocovaní.
6. Zálohujte a obmedzte prístup. Súbor s číslami dokladov má vidieť len ten, kto s ním naozaj pracuje, a jeho kópia má existovať aj mimo vášho telefónu.

Elektronická evidencia musí zostať čitateľná aj pre úrad, a preto sa oplatí vedieť ju kedykoľvek vyexportovať alebo vytlačiť za zvolené obdobie. Ak vám obec ponúka paušálnu daň a súhlasíte s ňou, evidenčnú knihu na účely dane podľa § 41d zákona o miestnych daniach viesť nemusíte, kniha ubytovaných vám však zostáva.

Čo navyše platí pri cudzincoch

Zákon o pobyte cudzincov ukladá ubytovateľovi, aby pri ubytovaní overil totožnosť cudzinca a do knihy ubytovaných uviedol aj jeho štátnu príslušnosť a dátum narodenia. Okrem toho zabezpečíte vyplnenie úradného tlačiva o hlásení pobytu a doručíte ho policajnému útvaru do piatich dní od ubytovania, pričom zákon pripúšťa aj doručenie cez elektronickú službu. Cudzinec je zároveň povinný predložiť vám na požiadanie cestovný doklad.

Za porušenie povinností ubytovateľa môže policajný útvar podľa § 119 toho istého zákona uložiť pokutu do 3 300 eur. Pri krátkodobom prenájme v meste tvoria cudzinci často väčšinu hostí, takže práve táto časť evidencie rozhoduje o tom, či pri kontrole obstojíte.

Ako dlho záznamy uchovávať a komu ich ukázať

Údaje z knihy ubytovaných musíte poskytnúť štátnym orgánom, ktoré plnia úlohy pri ochrane ústavného zriadenia, vnútorného poriadku a bezpečnosti alebo obrany štátu. Evidenčnú knihu na účely dane si zasa môže vyžiadať obec ako správca dane. Susedovi, správcovi domu ani rezervačnému portálu ju ukazovať nemusíte a vzhľadom na ochranu osobných údajov ani nemáte.

Lehotu, počas ktorej treba knihu ubytovaných uchovávať, § 24 zákona o hlásení pobytu občanov neurčuje. Pri daňovej evidencii sa dá oprieť o § 69 daňového poriadku, podľa ktorého sa daň nedá vyrubiť po uplynutí piatich rokov od konca roka, v ktorom ste ju mali zaplatiť. Počas tohto obdobia sa vám záznamy môžu hodiť ako dôkaz, a po jeho uplynutí ich už nemáte dôvod držať, lebo nariadenie GDPR dovoľuje uchovávať osobné údaje len dovtedy, kým sú potrebné.

Najčastejšie chyby v evidencii hostí

Prvou chybou je spoliehať sa na to, že údaje o hosťovi má rezervačný portál. Portál vám spravidla pošle meno a kontakt toho, kto rezervoval, no číslo dokladu, adresu trvalého pobytu ani údaje spolucestujúcich v rezervácii nenájdete. Druhou chybou je presvedčenie, že evidenciu netreba, keď daň za ubytovanie vyberá platforma, hoci zákon o miestnych daniach žiada evidenciu všetkých ubytovaných osôb aj v tomto prípade.

Treťou chybou je zapisovať údaje spätne raz za mesiac, keď si už hosťov doklad overiť nemáte ako. Mnohí majitelia tiež ukladajú fotografie dokladov do telefónu bez akejkoľvek ochrany, čím si k administratívnej povinnosti pridávajú riziko úniku osobných údajov.

Ako si ušetriť prepisovanie údajov

Najviac času vám nezoberie samotný zápis, ale naháňanie údajov od hostí a ich prepisovanie do knihy, do hlásenia pre políciu a do vyúčtovania dane. Pri bytoch, ktoré máme v správe, vypĺňa údaje hosť sám pred príchodom cez online check-in v 9 jazykoch s overením dokladu a tváre a záznamy sa ukladajú do nášho softvéru Manordesk, ktorý spolu s check-inom opisujeme na stránke technológie.

Ak nechcete evidenciu, dane ani hlásenia riešiť vôbec, pri dynamickom prenájme riešime komunikáciu s hosťami, check-in aj upratovanie my a vy dostávate garantovaných 500 € mesačne. Prehľad všetkého, čo vás pri hosťoch čaká, sme zhrnuli v článku krátkodobý prenájom bytu a povinnosti majiteľa.

Časté otázky

Zdroje

• Zákon č. 253/1998 Z. z. o hlásení pobytu občanov, § 24 (kniha ubytovaných)
• Zákon č. 404/2011 Z. z. o pobyte cudzincov, § 113 a § 119 (povinnosti ubytovateľa a pokuty)
• Zákon č. 582/2004 Z. z. o miestnych daniach, § 41a a § 41d (evidenčná kniha, paušálna daň)
• Zákon č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok), § 69

Článok má informačný charakter a nenahrádza individuálne právne ani daňové poradenstvo.

Súvisiace články